Programul are 2 module, care pot fi accesate de către operatori, în funcţie de nivelul de acces al acestora. Primul modul este cel de administrare, care permite persoanei cu nivel de administrator sa deţină acces la toate informaţiile legate de operatori( introducere operatori noi, ştergere operatori, modificare operatori existenţi), de camere ( tipul acestora, tarifele acestora şi modificarea tuturor detaliilor despre fiecare camera în parte ), declararea/modificarea serviciilor ce pot fi oferite clienţilor pe timpul rezervării, cât şi vizualizarea rapoartelor legate de plăţi, încasări, camere libere, camere închiriate, detalii despre clienţi şi informaţii despre rezervările acestora.
Acest formular permite adăugarea de noi utilizatori, sau modificarea utilizatorilor existenţi în baza de date, care au acces la program. Fiecare utilizator introdus are un nivel de acces, ceea ce înseamnă că în funcţie de nivelul de acces pe care îl are, acesta poate face anumite operaţii în program.
Programul permite în partea de administrare şi introducerea datelor legate de societate. Aceste date sunt legate de denumire, adresă, detalii economice; tot aici se poate încărca o poză care va apărea pe nota de plată, împreună cu un mesaj pentru client, care va fi editat tot în acest formular. Aceste date sunt necesare, deoarece vor apărea pe documentele eliberate prin program, inclusiv pe factură , unde sunt obligatorii unele dintre aceste informaţii.
Administratorul are posibilitatea să creeze un nou tip de camera cu ajutorul formularului de mai jos, prin apăsarea butonului ”Creare”, se vor introduce datele apoi prin apasarea butonului ”Salvează” se va defini un nou tip de camera. De asemenea se poate modifica un tip de camera predefinit.
Pentru modificarea unui tip deja declarat se procedează asemănător: se poziţionează cursorul pe tipul de cameră din listă, se apasă ”Modificare”, iar programul permite utilizatorului să reediteze datele apoi se apasă butonul ”Salvează” pentru a se salva datele modificate. Pentru a şterge definitiv un tip de cameră, se poziţionează cursorul în listă pe tipul care se doreşte a fi şters, apoi se apasă butonul ”Şterge”.
La un tip de camera se va specifica denumirea, gestiunea din care va face parte si tarifele in functie de numarul de stele si tarifele. Tarifele sunt date, daca este cazul, in functie de perioada in care va fi ocupata camera raportat la numarul de stele.
Programul mai are in partea de administrare un nomenclator pentru camere şi unul pentru servicii. Cel pentru camere permite definirea unei noi camere, modificarea unei camere existente sau ştergerea definitivă a unei camere. Tot aici se alege tipul camerei, dintre cele definite precedent, se dau detalii legate de cameră.
Nomenclatorul pentru servicii permite declararea unui nou serviciu, modificarea sau ştergerea definitivă a acestuia. Caracteristicile unui serviciu sunt numele lui şi preţul serviciului ce se aplică. Acesta se va raporta la cantitate şi la perioada rezervării atunci când va fi adăugat la rezervare.
Al doilea modul este destinat operării receptiilor si facturarii. Acesta permite recepţionerului să efectueze o receptie pentru un client deja existent în baza de date sau a unui client nou, introducerea unui client nou in baza de date, modificarea unui client, anularea, respectiv modificarea unei receptii, schimbarea unui client de pe o camera pe alta camera, operarea de servicii pe fiecare camera in parte, facturarea serviciilor de cazare sau alte servicii oferite de hotel, facturarea in avans, facturarea pe grup a mai multor camere.
Pentru a opera un nou check-in este necesar selectarea sau introducerea clientului, perioada cazarii si stabilirea tarifelor ce vor fi percepute in functie de perioada sederii si de aplicarea tarifelor predefinite pe tipul de camera. De asemenea se poate selecta al doilea client, daca se doreste o evidenta clara a clientilor. Taxa hoteliera va fi calculata automat in functie de tariful aplicat, si de modul de calculare in cadrul hotelului.
De asemenea, acest formular permite modificarea datelor, daca este necesar, privind cazarea.
Prin schimbarea camerei, se va face mutarea clientilor de pe camera initiala, pe o alta camera care nu este ocupata, si se vor prelua implicit toate serviciile si costurile ce le avea clientul pe camera initiala.
Prin „Factura Avans” se va selecta si adauga o factura de avans care a fost emisa ulterior si valoarea ei va fi scazuta din totalul de plata al clientului, fiind evidentiata pe factura cu valoare negativa.
Operare serviciilor se face astfel incat operatorului ii permite sa dea cantitatea si sa aleaga serviciul cu pretul prestabilit, sau operatorul alege serviciul si stabileste valoarea serviciului dorit, daca acesta este un serviciu care nu are un tarif care poate fi prestabilit in nomenclatorul de servicii. Un astfel de exemplu ar fi sparturile.
Programul permite operatorului sa vizualizeze situatia serviciilor si a platilor pe fiecare camera in parte, cat a achitat din aceste servicii si cat mai are de achitat clientul respectiv.
In cazul grupurilor, operatorul poate creea un grup nou si atasa sau detasa la grupul selectat fiecare camera in parte, astfel serviciile vor putea fi facturate sau pe grup sau pe fiecare camera in parte.
Facturile de avans sunt emise din meniul de butoane principal si la fel ca si la factura de servicii hoteliere se va selecta persoana fizica sau juridica, se va da valoarea si se va specifica denumirea serviciului/serviciilor pentru care se emite factura de avans.
Dupa ce o factura a fost emisa, se poate relista din meniul de rapoarte – Vizualizare facturi si operatorul poate emite o anexa la factura, in care sunt evidentiate detaliat toate serviciile, aceasta anexa fiind necesara mai ales in cazul grupurilor.
Tot aici, in meniul de raporte se pot vizualiza inchiderile de zi, facturile emise intr-o perioada de timp sau gradul de ocupare al hotelului intr-o anumita perioada de timp.
Inchiderile de zi se vor efectua din meniul de butoane principal, si se va emite un raport cu facturile emise in ziua hoteliera, grupate pe modul de plata, si bonurile de casa emise la facturile cu numerar. De precizat ca ziua hoteliera incepe la ora 12:00 AM si se incheie in ziua urmatoare la ora 12:00 AM. Astfel, check-in-urile se vor opera dupa ce ziua hoteliera a inceput, dupa ora 12:00 AM iar check-out-urile se vor opera inainte ca ziua hoteliera sa se incheie, inainte de 12:00 AM.
Romanian 
English